Quand de faux rapports induisent les hiérarchies en erreur

Il est rare de trouver une entité administrative bien structurée dans une seule localité du pays. L’Administration est appelée à être représentée sur toute l’étendue du territoire, où des sous-structures sous tutelle doivent être animées par ceux qui sont appelés à produire à la hiérarchie centrale des rapports qui lui rendent régulièrement compte des situations et faits constatés. Mais une chose est vraie, lorsque les rapports s’écartent du fond objectif des faits pour ne traiter que de la forme, ils ne sont pas loin d’induire en erreur les différentes hiérarchies lors de la prise de décisions.

En évitant de se perdre dans le labyrinthe des définitions d’écoles, le rapport écrit peut être défini comme un texte qui concerne une question précise. Il présente des faits pour qu’une décision éclairée puisse être prise objectivement en toute connaissance de cause. Mais le grand problème, ce sont les circonstances dans lesquelles sont élaborés ces rapports. Humeurs et prénotions doivent être écartées, d’où une certaine distanciation systématique. Généralement un rapport est adressé à un décideur ; il a pour objet de l’informer de certains faits ou de certaines situations requérant son attention et de donner les éléments requis pour porter un jugement ou prendre une décision dans ce contexte. Mais on constate en lisant divers rapports que le plus souvent ceux qui les écrivent veulent à tout prix se substituer à la hiérarchie.

Les chefs sont donc appelés en lisant ces rapports, surtout quand ils sont teintés de subjectivité, à être prudents avant de prendre une quelconque décision surtout lorsqu’elle concerne une autre localité que la leur. Prenons l’exemple d’un rapport écrit par un collaborateur se trouvant dans une localité éloignée, qui laisse transpirer des phrases comme : « laisser, pas punir », « laisser pas, punir ». Ces phrases, pourtant composées des mêmes mots, ont un sens différent à cause de la ponctuation, et c’est une source d’erreur. C’est pourquoi certaines hiérarchies, au lieu de continuer à ne voir la réalité qu’à travers les lignes des rapports qu’ils reçoivent, vont sur le terrain confronter ces rapports à la réalité.

Dans tous les domaines d’activité, il existe bel et bien des rapports, et il n’est pas rare de constater des écarts entre ce qui est écrit dans ces rapports et la réalité sur le terrain, car les mots souvent ne traduisent pas les faits comme tels, ils ont tendance à les grossir et à les « fataliser » alors que le fond de la situation n’a pas été abordé. Un rapport, qu’on le veuille ou non, est à double tranchant : il permet une prise de décision objective ou il crée d’autres situations laissant ahuri l’auteur du rapport. En outre, trop de détails dans les rapports peuvent conduire à des digressions, et nombreux sont les administrateurs qui affirment que les principales qualités d’un bon rapport sont l’objectivité et la concision.

Pourquoi ne rédigeons-nous pas des rapports informatifs qui se limitent à informer d’une situation au lieu de rédiger de longues dissertations avec beaucoup d’angles d’attaque dont les contenus peuvent se contredire ? Dans ce dernier cas, c’est la hiérarchie qui est soumise à une rude épreuve due à un manque de clarté et de concision du rapport. Alors, comment prendre une bonne décision si le rapport lui-même comporte quelques ambiguïtés ?

Dans un rapport, on s’adresse à des gens dont le temps est précieux et qui doivent rendre une décision claire, objective et non contestable sur un fait précis et non sur un fait jugé de moindre importance alors que la réalité ou le fond du problème se trouve ailleurs. Il va sans dire que le plus souvent les descentes sur le terrain des autorités politico-administratives invalident de nombreux rapports de leurs collaborateurs. « Ce travail doit être repris », disait récemment une autorité ayant constaté un travail mal fait alors qu’un rapport faisait état d’un travail de qualité en phase finale.

En clair, il vaut mieux faire l’économie des rapports écrits, car ils ne présentent pas la réalité comme telle ; il faut plutôt susciter la descente de la hiérarchie sur le terrain afin qu’elle touche la réalité du doigt. Car en partant d’un rapport biaisé on peut arriver à une décision biaisée ou ridicule.