Une expertise française au profit de l’archivage de la DGCMP

La venue d’Adeline Denoeud fait suite à une mission de travail qu’avait effectuée le directeur général de la DGCMP, Didier Elongo à Bercy avec l’Adetef. Ce séjour a abouti à un partenariat dont les termes ne seraient tardés à être établis. Et parmi les axes d’intervention de cette coopération figure l’archivage.

D’où la tâche de l’experte qui est à pied d’œuvre depuis le 15 décembre. A terme, elle devra constituer un programme de formation afin de doter les archives de la DGCMP d’outils pour un archivage efficace de ses documents. En effet, ces archives éprouvent des difficultés dans son état actuel.

Aussi, la DGCMP entend mettre en place une méthodologie et une stratégie adéquates pour l’archivage de ses documents. Une résolution importante car cela permettra une définition claire des rôles et obligations de chaque acteur intervenant dans le domaine de l’archivage. Autre raison : définir les procédures à respecter ainsi que les outils permettant de garantir la traçabilité des actions effectuées sur les documents archivés.

Notons que l’archivage se définit en un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations, afin de les exploiter éventuellement ultérieurement.

L’archivage a pour avantage de remplir deux fonctions essentielles la fonction de mémoire et la fonction de preuve. La première fonction permet de répondre aux besoins internes de l’administration. À ce titre, il s’agit de retrouver rapidement un document recherché en vue de disposer, en permanence, des informations utiles ; de restituer des fac-similés et de préserver le savoir interne dans la perspective de prises de décisions et actions opérationnelles.

Quant à la seconde fonction, elle consiste à jouir  de la possibilité d’apporter la preuve de ses engagements, et de l’exécution de ses obligations vis-vis de l’administration et des partenaires en général, des maîtres d’ouvrage et des soumissionnaires en particulier. « Tous ces avantages sont loin du vécu de l’administration de la DGCMP », a conclu Didier Elongo s’adressant à l’experte de l’Adetef.